Versión 2026-10-16

Términos y condiciones de uso del portal documental

XEI S.A.S. — Soluciones Empresariales Integrales. Al marcar la casilla de aceptación e iniciar sesión, usted acepta estas condiciones.

1. Objeto

El portal es el canal seguro por el que el cliente entrega a XEI los documentos necesarios para estructurar su fideicomiso o vehículo patrimonial, y por el que consulta el estado de su expediente. No reemplaza el contrato de prestación de servicios firmado con XEI, que prevalece en caso de diferencia.

2. Acceso y credenciales

El acceso es personal e intransferible. El usuario crea su clave mediante un enlace de un solo uso y es responsable de mantenerla en reserva. Si sospecha que un tercero conoce su clave, debe cambiarla de inmediato y avisar a XEI. Tras varios intentos fallidos el acceso se bloquea temporalmente.

3. Documentos que se cargan

El usuario declara que los documentos que carga son auténticos, completos y que está autorizado para entregarlos, incluidos los de otros miembros de su familia y de las sociedades relacionadas. XEI revisa cada carga y puede rechazarla indicando el motivo. Un documento aprobado pasa a la carpeta del expediente y ya no puede ser reemplazado por el usuario sin solicitarlo a XEI.

4. Confidencialidad

La información del expediente solo es visible para las personas del cliente invitadas a ese expediente y para el equipo de XEI asignado. XEI la usará exclusivamente para prestar el servicio contratado y no la compartirá con terceros salvo obligación legal, orden de autoridad competente o autorización del titular.

5. Registro de actividad (auditoría)

Por seguridad, el portal registra cada inicio de sesión, aceptación de estos términos, carga, descarga, aprobación y rechazo, con la fecha y hora, la dirección IP y el navegador desde el que se hizo. El usuario recibe por correo una constancia de su aceptación y un aviso cuando se ingresa a su cuenta desde una dirección IP nueva.

6. Tratamiento de datos personales

XEI S.A.S. es responsable del tratamiento de los datos personales recibidos por este portal, conforme a la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias. Los datos se tratan para: (a) estructurar y ejecutar el servicio contratado; (b) verificar identidad y cumplir obligaciones de conocimiento del cliente y prevención de lavado de activos (SARLAFT); (c) enviar notificaciones sobre el expediente; y (d) mantener la seguridad del portal.

El titular puede conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, y revocar la autorización cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos, escribiendo a comercial@xeisas.com. Cuando entregue datos de terceros (por ejemplo, cónyuge o hijos), declara contar con su autorización o con la representación legal correspondiente.

7. Conservación

Los documentos se conservan mientras dure la relación y durante los plazos que exija la ley para soportar las operaciones realizadas. Se almacenan fuera del sitio público, con nombres aleatorios, y solo se entregan a usuarios autorizados.

8. Cambios

XEI puede actualizar estos términos. Cuando lo haga, cambiará la versión y el usuario deberá aceptarlos de nuevo en su siguiente ingreso.

Texto base pendiente de revisión por el área jurídica de XEI antes de publicarse.